Etapy realizacji auditów

Audit wewnętrzny, w celu uzyskania rzetelnych wyników, realizowany powinien być w oparciu o zasady auditowania, z zachowaniem poszczególnych etapów jego realizacji.

Realizacja auditu obejmuje etapy:

• przygotowania programu auditu
• przeprowadzenia spotkania otwierającego auditu właściwego
• czynności auditowe
• przeprowadzenie spotkania zamykającego
• raportowanie

Przygotowanie programu auditu jest pierwszym z etapów realizacji procesu auditowania w organizacji. Norma ISO 190011 mówi, że organizacja powinna wdrożyć i zarządzać efektywnym i jednocześnie skutecznym programem auditów. Program auditów może obejmować audity o różnych celach, a organizacja może ustanowić kilka programów.

Ustalenie programu auditu powinno skupiać się wokół:

• Wyznaczenia auditora wiodącego, w oparciu o niezbędne kompetencje
• Ustalenie odpowiedzialności, zasobów i procedur
• Określenia celu auditu
• Uzgodnienia zakresu
• Określenia jednostek organizacyjnych
• Zidentyfikowania działań i procesów
• Określenie ram czasowych
• Uzgodnienia kryteriów auditu.

W ustalaniu programu auditu szczególnie istotne jest prawidłowe określenie jego celu. Cel określa co ma być osiągnięte poprzez audit, może dotyczyć oceny zdolności, skuteczności systemu, służyć identyfikacji obszarów wymagających poprawy, np. poprzez ocenę spełnienia wymagań certyfikacji wg normy odpowiedniego systemu zarządzania. Istotne jest również zapewnienie wdrożenia programu auditów, inaczej planowanie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Przykładowe programy auditów:

• Audity wewnętrzne systemu zarządzania jakością w organizacji w okresie jednego roku
• Audity certyfikacyjnego prowadzone przez niezależną jednostkę certyfikującą (częstotliwość oraz termin auditu musi być zgodny z umową zawartą między jednostką zewnętrzną a organizacją)

Kolejny etap to przeprowadzenie spotkania otwierającego. Spotkanie to ma służyć przedstawieniu celu oraz zakresu auditu, omówiony powinien zostać plan auditu przygotowany przez auditora wiodącego, ogólnie działania jakie będą wykonywane w jego trakcie. W spotkaniu otwierającym powinny wziąć udział osoby odpowiedzialne za główne funkcje lub procesy, które będą auditowane, z możliwością zadawania pytań dotyczących bezpośrednio czynności auditowych. Zaleca się także, aby na spotkaniu obecne było kierownictwo. Jeżeli występują osoby dodatkowe, eksperci techniczni, obserwatorzy powinno nastąpić przedstawienie i zapoznanie się biorących udział osób.

Po zapoznaniu się z celem oraz zakresem auditu należy przejść do głównych czynności auditowych, czyli zbierania informacji. Na tym etapie pomocne mogą okazać się dokumentu robocze w postaci list kontrolnych, planów próbkowania oraz formularzy do zapisywania informacji - dowodów z auditu, zapisów ze spotkań itp. Najszerszą metodą zbierania informacji jest rozmowa ze stroną auditowaną, z kierownictwem auditowanego działu, z pracownikami oraz pozostałymi osobami przebywającymi, czy wykonującymi czynności w jednostce auditowanej. Mowa tutaj o osobach z zewnątrz organizacji. Firmy zlecają wykonanie określonych prac osobom, czy firmom zewnętrznym, a zgodnie z wymaganiami systemów zarządzania osoby takie powinny być zapoznane z wdrożonym systemem w organizacji na zlecenie której pracują i postępować zgodnie z nim. Rozmawiając, czy zadając pytania należy unikać pytań zamkniętych, stawać natomiast formy wymuszające na drugiej stronie pełną wypowiedź. Tzw. "Sześcioro przyjaciół auditora" to:

• Co?
• Dlaczego?
• Gdzie?
• Kiedy?
• Jak?
• Kto?

"Siódmym przyjacielem auditora" jest forma: Pokaż mi, proszę.

Do metod zbierania informacji należą także obserwacje. Mówiąc o obserwacjach trzeba mieć na myśli obserwację pracowników, działań oraz otoczenia, a więc auditorzy muszą wykazywać się ogromna spostrzegawczością. Kolejną metodą zbierania informacji jest przegląd dokumentów. Przeglądu dokonuje się w celu stwierdzenia zgodności systemu w formie udokumentowanej z kryteriami auditu. Polega na wybraniu losowej partii dokumentów i jej przeglądu pod kątem istotności, ważności, oznaczenia, archiwizacji, oznaczenia dokumentów znowelizowanych oraz archiwalnych. Dokumentacja może obejmować także zapisy, raporty z poprzednich auditów. Po zebraniu wszelkich dowodów pozwalających na określenie stopnia spełnienia wymagań systemu zarządzania należy przejść do opracowania ustaleń z auditu. Należy sformułować, które z elementów wykazywały zgodności / niezgodności z kryteriami auditu, które elementy wymagają doskonalenia, bądź możliwości do doskonalenia. Opracowywane wniosku mogą dotyczyć zatem zakresu zgodności systemu z kryteriami auditu, skuteczności wdrożenia i utrzymania auditu. Ustalenia z auditu prezentowane są na spotkaniu zamykającym.

Przeprowadzenie spotkania zamykającego służy przedstawieniu ustaleń z auditu, zatem zaleca się, aby na spotkaniu uczestniczył główny auditowany - właściciel procesu, a także inne strony auditu. Norma 190011 dodatkowo zaznacza, że małych organizacjach spotkania zamykające może ograniczyć się do prezentacji ustaleń oraz wniosków, natomiast w innych sytuacjach zaleca się zachowanie formalnej formy spotkania, łącznie ze spisaniem notatki oraz listy obecności. Niezależnie od formy spotkania nastąpić powinno uzgodnienie terminu przedstawienia działań korygujących, natomiast wszelkie rozbieżne opinie powinny zostać przedyskutowane i omówione.

Auditor wiodący odpowiedzialny jest za przygotowanie raportu z auditu. Powinien on obejmować:

• Cele auditu
• Zakres (jednostki, procesy)
• Identyfikację członków zespołu auditującego
• Daty i miejsca
• Przeglądane dokumenty
• Ustalenia z auditu
• Wnioski z auditu

i jednocześnie zawierał lub powoływał się na plan auditu, listę przedstawicieli, podsumowania, opis obszarów nieobjętych auditem, a ujętych w zakresie, rekomendacje doskonalenia, plany działań poauditowych, oświadczenie o poufności oraz listę dystrybucyjną raportu z auditu.

Wnioski z auditu mogą wskazywać potrzebę podjęcia działań korygujących, zapobiegawczych i doskonalących czyli działań poauditowych, działania te nie są uważane za część auditu. Za realizację odpowiedzialny jest najczęściej auditowany w uzgodnionym terminie. Weryfikacja realizacji zaleceń może być częścią następnego auditu.

Autor: Renata Krawczyk